Bankacılıkta Sürdürülebilir Değişim Yön ...

BANKACILIKTA İDEAL BİLGİ İŞLEM SİSTEMİ

VE YENİDEN YAPILANMADAKİ ETKİN ROLÜ

1 - Bankacılıkta Bilgi İşlem Sisteminin Önemi:

Günlük yaşantımızda bugün 2 şey giderek önemini ve işlevini arttırarak sürdürmektedir:

. Elektronik/Bilgisayar teknolojisi ve yazılım uygulamaları ile,

. Hizmet yelpazesini ve ürünlerini sürekli arttıran, geliştiren ve giderek
bireyselleşen bankacılık uygulamaları.

Bu iki sektör, gerçekten bireysel, kurumsal ve toplumsal gereksinimleri giderek artan ivmeyle ve geniş ürün yelpazesiyle karşılamaktadır. Bu iki sektör içiçe geçmekte ve giderek birbirlerine daha da bağımlı hale gelmektedir.

Bankacılığın ve bilgi teknolojisinin bu içiçe geçme nedeniyle aynı zamanda birbirlerinin gelişmesine ve etkinleşmesine de yardımcı olduğunu, beraber oluşturdukları sinerjik gücün yarattığı ivmeyle daha inanılmaz noktalara ulaşılacağını söylemek kehanet olmayacaktır.

Bunun içindir ki, klasik bankacılık yerine artık elektronik bankacılık denmektedir. Artan rekabetin zorlamasıyla da giderek elektronikleşen bankacılık uygulamaları, artık kırtasiyeden ziyade bilgiye, klasik - manuel iş prosedürleri yerine bilgisayar ve sistem destekli etkin bilgi akışı ve paylaşımına dayalı hale gelmiştir.

Bankacılıkta bilgisayar sistemlerinin kuşkusuz hızlı, güvenli, çok daha az maliyetli, büyük ölçekte etkinlik ve verimlilik sağlayan bu olgulardan ve gelişmelerden uzak kalmak biryana, nisbeten geride kalmak bile mümkün değildir artık.

2 - Bankacılıkta Artık Paradan Çok Bilginin Dolaştığı Dönem :

Bugün artık tüm çağdaş işletmelerde sözkonusu olan, ancak bankacılıkta çok daha fazla olan faktör; dolaşan, üretilen, kullanılan, değişik amaçlarla organizasyonda paylaşılan, kısacası yönetilen “ bilgi ” dir.

Ana faaliyet konusu “para” olan bankacılıkta, günümüzde artık “bilgi” paradan daha çok dolaşmaktadır. Bilgi yönetimi fon yönetiminden daha fazla öne çıkmakta, çünkü anında ve doğru üretilen bilgi olmaksızın fonların yönetimi mümkün olamamaktadır. Fiili olarak para artık fazla hareket etmemekte, buna gerek de bulunmamakta, fonlar artık ulusal, uluslararası, bankalararası, sistemler ve ürünler arası, müşteri ve hesaplar arası vs. olmak üzere on-line real-time elektronik ağlar kanalıyla “bilgi” olarak akışkan hale gelmiş bulunmaktadır. Cihaz, sistem, özel makineler, dekoder gibi maliyet unsurlarını gereksiz kılan İnternet Hadisesi’nin yolaçacağı devrimsel etkiler ise daha şimdiden heyacan yaratmaktadır. Yenilik, yaratıcılık, farklılık, mükemmellik, sürekli nishe üretimine dayalı öncü olma kaygıları artık günümüz çağdaş bankacılığın misyonunu oluşturmaktadır.

Bu nedenle bilginin ana sistemde oluşturulması, toplanması, organize edilmesi, rutin ve muhtelif operasyonel işlemlerin yapılması sonucunda ana sistemde oluşan mevcut çeşitli bilgiye dayanılarak, bu bilgiden çok daha fazlasının üretilerek (elektronik ve manyetik ortamda profesyonelce tasarlanarak) kullanıcı birimlerin ve her düzeyde yönetici ve çalışanların hizmetine sunulması büyük önem kazanmaktadır. Rekabetin, etkin ve verimli olma zorunluluğunun dayatmasıyla bu önem giderek daha fazla bir ivmeyle artacaktır.

2
3 - Günümüzde Bankalarda Sistem ve Sistemcilerinin Konumu, Etkin Bilişim Sistemi Stratejisi:

Bilgisayara bağlı gelişim ve değişimin ilk yıllarında birtakım sistem analisti ve proğramcılarla
yürüyebilen Bilgi İşlem Servisleri işletme ihtiyaçlarını fazlasıyla karşılayabilmekteydi. Sonraları
bu servisleri daha fazla ve komplike işlevler yükleyerek departman haline dönüştürme süreçleri yaşanmıştır. Ne yazık ki ülkemizde bir çok işletme bu düzeyin üzerine çıkamamış, önemli bir kısmı da hala ilk aşamada yer almaktadır.

Bankalarda bu konu biraz daha öne çıkmış, gerek departman bazında örgütlenme, gerekse birtakım yazılım firmalarının hizmetleri ve paket proğram kullanımları yaygınlaşmıştır. Ancak teknolojinin ve bilginin en yoğun kullanıldığı özellikle de büyük volümlü, çok çalışanlı ve çok şubeli bankalarda bu konum da uzun bir süredir yetersiz kalmaya başlamaktadır. Çünkü kaotik ve yıkıcı rekabetin günümüzde hızlanarak arttığı ortamda, özellikle bankalar gibi bilgi işlem sisteminin çok yoğun kullanıldığı ve yaşamsal öneminin bulunduğu ortamda, bundan 15 - 20 sene öncesinin bakış açısıyla sırf günlük operasyonel işlemlerin yürütülme kaygılarına dayalı bir bilgi işlem sistemi; artık son derece demode, yetersiz, hızlı değişen koşulları ve ihtiyacı çabuk karşılayacak dinamizmden yoksun, projeleri geç üreten veya realize eden, bu yapısının etkisiyle atılımı ve değişimi frenleyici, üstelik de teknolojiye ayrılan kaynakların büyüklüğü dikkate alınırsa çok etkin kullanılmadığı için maliyeti de çok yüksektir.

Bu eski ve klasik işleve yani günlük operasyonel işlemlerin yürütülmesini sağlayan yazılım sistemlerine ek olarak, özellikle de bankalarda organizasyonun tüm kademelerini (Şube-Bölge-Departman-Üst Yönetim) kapsayacak şekilde;

. idareci kesitinin yönetimsel bilgi ihtiyacını karşılayan Yönetim Karar Destek Sistemleri (MIS) ,

. kurum içi, holding içi, müşteriler arası etkili bilgi iletişimini ve bilgi paylaşımını sağlayan net- work ve Veri Tabanı Yönetim Sistemi,

. keza veri tabanına dayalı olarak tasarlanmış ve pazarlama yönetimini, pazar analizini, müşteri ve ürün performansının izlenmesi ile gerçek verilere dayalı muhtelif projeksiyonları ve simülasyonları olanaklı kılan Pazarlama Yönetim Sistemi,

. ürün, müşteri, çalışan, birim performans ve maliyetlerinin değerlendirildiği Performans/Karlılık Analiz Sistemi,

. her düzeydeki kullanıcıların bilgi ihtiyacını kısa sürede karşılayacak, onların isteklerinin kabulü, rapor ihtiyaçlarının uzun yazılım ve test süreçleri gibi çok geç, yüksek maliyetli ve kullanım pratiği bulunmayan etkisiz bir sistem yerine, sağlanan bir altyapı kanalıyla PC (Kişisel Bilgisayarlar) ler kullanılarak ve kullanıcı devreye sokularak, veri tabanından seçilecek bilgilerin PC’lere aktarılması ve ofis otomasyonu proğramlarıyla (örn. windows ortamında excel, word ve data-base gibi) kullanıcının (doğru bilgiye zamanında) ulaşacağı, yani down-load sistemiyle ana bilgisayardan (veri tabanından) çekeceği bilgileri kullanarak kendi raporunu kendisi oluşturan, böylece işlem(rapor) bazında rapor proğramı gibi zaman alıcı ve maliyetli bir sisteme son veren veya çok sınırlandıran bir Bilgi Yönetim Sistemi

gibi günümüzün modern ve etkin işletme yönetim anlayışının gerektirdiği şekilde Bilgi İşlem Stratejileri oluşturulmalıdır.

Bu zorunluluk; rekabetin, işlemsel, yönetimsel ve organizasyonel verimliliğin, etkinliğin, hız ve yeni ürün geliştiriminin, kısacası değişimin dayatması şeklinde karşımızda durmaktadır.

3

Bilgi İşlem Stratejilerini etkin ve sağlıklı temellere dayandıramayan, bu nedenle organizasyon içinde etkin iletişimi, doğru ve hızlı bilgi akışını, performans takibini, dolayısiyle bilgi üretimini ve yönetimini sağlayamayan, gerekli bilginin gecikmeli, yetersiz ve kaynak ısrafına dayalı bir şekilde alınabildiği, bu nedenle de organizasyonel etkinliği ve rekabet gücü zaafa uğramış olan organizasyonlarda; Toplam Kalite Yönetimi, Yeniden Yapılanma(Reengineering, Değişim Mühendisliği, Öğrenen Organizasyon Olma, Kıyaslama (Benchmarking) gibi tüm dünyayı kasıp kavuran, Globalleşme’ nin olmazsa olmaz koşulları sayılan, değişimi önceden algılamış organizasyonlarda kullanılarak olumlu sonuçları alınmış yeni ve çağdaş yönetim akımları daha da yaşamsal önem kazanmaktadır.

Bilgiye dayalı, hatta bağımlı yapıda olmaları, bilginin en çok kullanıldığı ve dolaştığı, özellikle ekonomik ve sosyal koşullardan en fazla etkilenen, dolayısiyle bir çok değişkene bağımlı yapısı nedeniyle karar mekanizmalarında bilginin (mevcut, üretilmiş veya potansiyel) ençok ihtiyaç duyulduğu kurumlar olan bankalarda Etkin Bir Bilgi İşlem Yönetim Sistemi ’ nin oluşturulması, organizasyonel etkinlik ve çağdaş değişim sistemlerine uyum kaygılarıyla Sistemin Sürekli Geliştirilmesinin kendi haline olmaktan ve tesadüfi gelişme prosedüründen kurtarılarak kurumsallaştırılması ve profesyonel kadrolara bu yaşamsal konuda görev verilmesi büyük bir zorunluluk teşkil etmektedir.

Yukarda belirtilen hususlar organizasyonlar için o kadar önemlidir ki, günümüzde gelişmiş ülkelerin çağdaş ve rekabet üstünlüğü sağlamayı hedefleyen işletmelerinde, bu bağlamda en büyük “ bilgi tüketicisi olan ” bankalarda, Etkin Bilişim Yönetim Sistemi’ nin gerek rekabet gücü’ nde, gerek verimlilik’ te, gerek organizasyonel etkinliğin sağlanmasında ve gerekse Toplam Kalite Yönetimi gibi yeni ve çağdaş yönetim stratejilerinin başarı ile uygulanmasıdaki önemli rolünün kavranmasına paralel olarak, işletme ve teknik kökenli Sistem Tasarımcısı ve Bilgi İşlem Profesyonelleri ’nin Yönetim Kurulu’nda yer aldıkları görülmektedir.

4 - Yöneticilerin Bilgi Sistemleri Karşısındaki Konumları :

G. Motors, IBM, G. Electrics, Chrysler gibi onbinlerce kişinin yeraldığı milyonlarca müşteri volümüne sahip, dünya ölçeğinde ve rekabete dayalı organizasyon modelini (ister istemez) temel felsefe edinmiş kuruluşların başında bulunan liderler (tepe yöneticileri) zamanlarının önemli bir kısmını rutin işlerden ziyade, işletme stratejilerine ve sistemine etkin yön verebilmek bağlamında yeniliklere, kendi bilgi birikimlerinin geliştirilmesine, teknolojinin ve bilgi sistemlerindeki gelişmelerin izlenmesine, işletme organizasyonundaki ve sistemindeki sağlıklı işleyişine ve geliştirilmesine, değişimin, yaratıcı fikirlerin ve fırsatların yönetimine, kurum aktivitelerinin, kurum içi ilişki ve iletişimlerin etkinleştirilmesine ve kurumsallaşmasına, rakiplerin farklı yönlerinin ve uygulamalarının izlenmesine, kısaca gittikçe globalleşen ve bir çok değişkenin rol oynadığı ve yoğun rekabetin dayattığı yıkıcı ve kaotik ortamda tepe yöneticileri, birtaraftan kurum içinde sürekli sistemi sorgulayarak mevcut dişlilerin senkronize çalışmasını sağlarken, diğer taraftan sistemin sürekli geliştirilmesi, rekabete ve hızlı değişime açık yapılanma ve strateji kaygılarını duymaktadır.

Özet olarak; çağdaş tepe yöneticileri işlerini ve yetkilerini astlarına devrederek, sadece izleme, yönlendirme ve onay sorumluluklarını muhafaza ederek, kendilerine çok ve gereksiz zaman kaybettiren rutin işlerden kurtulmakta, zamanlarının, dikkat ve enerjilerinin önemli kısmını sisteme, teknolojinin izlenmesine, modern ve etkin yönetim modellerinin izlenmesine, organizasyonel etkinliğin ve motivasyonun sağlanmasına, öğrenen organizasyon olma koşullarının ve altyapısının oluşturulmasına, rakip, piyasa, globalleşme gelişmelerine, kendilerinin eğitimine, kısacası değişimin yönetilmesine odaklanmaktadır.

4

Ülkemizde ise ne yazık ki, okullarda bilgisayar ve bilgiye dayalı etkin organizasyon ve yönetim sistemleri, iletişim, teknoloji ve kullanımı dersleri görmemiş orta ve yaşlı kuşağın tepe yönetim kademelerinde bulunmaları, bilişime, verimli ve etkin iletişime dayalı iş sistemlerinin ve organizasyonel etkinliğin “ teknik iş” addedilmesi, özellikle de çok elemanlı, çok kademeli ve çok birimli organizasyonlarda verimlilik ve rekabete yönelik etkinliğin temel yönetim stratejileri arasında en önemli yeri tutması gereği ortadayken bu konudaki sistem ve gelişim kaygılarının ve sorumluluğunun neredeyse tümüyle bilgi işlem profesyonellerine bırakılması olgularıyla karşı karşıya bulunulmaktadır.

Halbuki teknik addedilen tasarım işinde çerçeveyi; işin aslıyla ilgili kullanıcı ihtiyaç tanımı yapmak ve esnek, opsiyonel (seçimli) , parametrik, ürün ve sistem gelişimine uygun altyapısı ve mantalitesi ile değişime açık olarak tasarlanmış bilgi işlem sistemlerinin temel prensip ve genel özelliklerinin incelenmesi ve teknolojideki hızlı gelişiminden bankacılık nasıl yararlanabilir şeklinde genel eğitim ve danışmanlık hizmetleri almak oluşturmaktır.

Tabii ki belirlenmiş hedef ve temel stratejiler çerçevesinde sistem altyapısı ve kullanıcı tanımları oluşturulurken, başlangıçta kapsamlı ve bir defaya mahsus olmak üzere ve tüm operasyonel ve yönetimsel süreç ilişkileri, sonuçları, bilgi akışları, teknoloji olanaklarına ve yeni yönetim anlayışına paralel olarak tanımlanan iş prosedürleri, sistem, görüntü ve özellikle raporlama ihtiyacının etkili bir şekilde karşılanması, yönetim kademelerinin karar destek ve bilgi ihtiyaçları gözetilerek, özellikle de uzun süreli ve yüksek maliyetli yoğun proğramsal faaliyetler gerektirmeyecek şekilde sık değişebilen bilgi ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik, değişime açık ve adapte edilebilir özellikte bir altyapı ve omurganın kurulması, sistemlerin daha başlangıçta bu amaca yönelik geliştirilmesi gerekmektedir.

Genel Yöneticiler bu zorunluluğu genellikle algılamayabiliyorlar. Bu olumsuz değerlendirmede aslında temel bir yönetim fonksiyonu olması gereken işi “teknik iş” olarak görme, bilinçaltında olayı zor ve karmaşık olarak algılama gibi hususlar etken olmaktadır. Bu nedenle konudan uzak kalma ve bilgilerini geliştirme gereği genellikle duyulmamaktadır.

Esasında bu konuda Bilgi İşlem Profesyonellerine de iş düşmektedir. Bu iş ancak karşılıklı dayanışma ile olabilir. Teknolojik gelişmeler ve bankaya adaptasyonu, bankacıların ve yöneticilerin bunlardan yararlanabilme olanakları, bilgi aktarımı, etkin kullanım için yönlendirmeler, gerekli eğitim ve danışmanlık hizmetleri ile organize edilmelidir.

Ayrıca genel yönetimin takibi, kontrolü, yönlendirmesi, bilgi işlemcileri zorlaması, olası hataların, stratejik konularda bazı kararların sağlıksız alınmasını önleyici mahiyette komitelerin ve uygun birimlerin kurulması vb. dinamiklerin oluşturulması gerekmektedir.

Sonuç olarak tekrar vurgulamakta yarar görmekteyim ki, genel yöneticiler, özellikle bankacılıkta, sistem işini teknik iş olarak görmemelidir. Çünkü bankacılıkta teknoloji ve bilgi çok yoğun, hatta en yoğun kullanılmaktadır. Dolayısiyle teknolojinin etkin ve verimli kullanımının yaratacağı katma değer, diğer faktörlerin yaratabileceği katma değerden çok daha fazladır. Zira bankacılıkta bilgi; başta operasyonel, yönetimsel, pazarlama amaçlı analizler ve en önemlisi organizasyonel etkinlik anlamında olmak üzere çok amaçlı ve boyutlu olarak kullanılmaktadır. Konu kesinlikle bilgi işlem profesyonellerine terkedilerek, sadece veya büyük ölçüde onların bilgi, yetenek, takdir, performans veya vizyonlarıyla yetinilecek kadar önemsiz değildir. Ve kuşkusuz onların işletmenin stratejik hedeflerini ve ihtiyaçlarını bilmeleri veya anlamaları beklenemez.

Karşılıklı bilgilendirme, dayanışma, strateji geliştirme, yönlendirme, eğitim, denetim vb. kesinlikle sağlanmalıdır. Ayrıca işletme kökenli Sistem Geliştirme Uzmanlarının sorumluluk üstlendiği bir birimin uyumlu, zorlayıcı, yönlendirici, strateji ve proje geliştirici etkili çalışma dinamiği mutlaka sağlanmalıdır. Değişim ve gelişim kendi haline bırakılmamalı, kendi halinde, bireysel ve tesadüfi önerilere bağlı, bilgi işlemcilerin de “siz isteyin biz yapalım” sorumsuzluğuna dayalı bir geliştirme zihniyeti yerine, profesyonel birim ve kişilerce değişim ve gelişim yönetilmelidir.

5

5 - Bankacılıkta Bilgi İşlem Sistemine Dayalı YARATICILIK ve DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ :

Özellikle bankacılıkta bilgi sistemleri yönetimin temel fonksiyonlarından birisi haline gelmiştir. Klasik iktisat tabularından olan emek, sermaye ve doğal kaynak faktörlerine şimdi de bilgi (bilgi, bilgi işleme, bilgi üretimi, sistemi, yaratıcılık) eklenmiştir. Üstelik bu son ve yeni faktör diğerlerinden daha da önemli ve fazla katma değer ve organizasyonel etkinlik yaratacak mahiyete ulaşmış, özellikle de bankacılık sektöründe giderek daha çok böyle olmaktadır.

İşte bunun içindir ki, işletmenin temel hedeflerini ve stratejilerini bilen Bilgi Profesyonelleri; rekabet üstünlüğünün ve organizasyonel etkinliğinin önemine vakıf, geleceğe hazırlanan ve değişime açık, hızla globalleşme sürecinin yaşandığı dünyamızda dünya çapında olmayı ve sadece lokal pazarları değil uluslararası pazarları da hedefleyen, etkin ve geleceği önceden algılayabilen organizasyolarda Yönetim Kurullarında görev almaktadırlar.

Bilgi toplumu, üretim faktörü olarak 4. kaynağı, yani bilgiyi çok iyi kullanan toplum anlamına gelmektedir. Gelişmede sıçrama, bilgisayarların gelmesiyle ve bundan daha çok iyi ve etkin tasarımlar (bilgi mühendisliği) sonucu işletmelerin mevcut ve gelecekteki, yani potansiyel ihtiyaçlarına yönelik kullanılmasıyla olmuştur.

Bilgi birikimi, bir sonraki nesile daha yüksek bir seviyeden başlama olanağı vermiştir. Ancak ülkemizde bu konunun önemi gecikmeyle ve yavaş anlaşılmaktadır. Organizasyonlarda bilgiye dayalı yönetim etkinliğinin ve verimliliğinin yaratacağı sıçramanın algılanmasında zorluk çekilmektedir. Bugün ülkemizde ne yazıkki bilgisayar sistemlerindeki etkinlik büyük ölçüde teknolojiye “dökülen” paranın büyüklüğüyle ölçülmektedir. Sistemler büyük ölçüde işletmeci gözüyle bakılamadığı, strateji anlaşılamadığı, ihtiyaçlar organizasyon genelinde bütünleşik, birbiriyle etkileşimli ve ilişkisel olarak tam kavranamadığı ve resmin bütünü görülemediği için küçük küçük bağımsız hücreler içinde kaybolunan, sebep - sonuç ilişkilerinin kurulamadığı, “ben de yaptım” şeklinde ve “isteyin yapalım” söylemiyle ve zihniyetiyle geliştirilmektedir.

Bilgi işlem profesyonelleri de hala kendilerini sadece teknik adam & sistemci olarak görmekte, değişimdeki gidişatın yarattığı ve yaratacağı fırsatlar konusunda organizasyon yönetimine klavuzluk etme gereğini hissetmeyen, yönetimin zorlayabildiği kadar veren, büyük ölçüde kendi mesleklerine veya uzmanlık alanlarına saplanıp kalmış olmaktadır. Yatay uzmanlık ve geniş - ilişkisel bilgi birikimi yerine kendi hücrelerinde sadece derinlemesine uzmanlık gelişmiştir. Genel olarak bu profesyoneller, bilgisayar ve elektronik dünyasındaki hızlı değişimin büyüsü altında, bu teknolojiye aşırı bağımlı, adeta “ teknolojikolik ” tirler.

İşletme genel yöneticilerinin konuya genel olarak uzak kalmaları veya etkin yönlendirememeleri bu profesyonellerin gerektiği ölçüde zorlanmamalarına yol açmakta, işletme verilenle yetinme durumunda kalmaktadır. Ayrıca domestic ve international (yurtiçi ve dışı) yapılanmaya sahip, etkin bilişim sistemi olan yerli ve yabancı çağdaş bankalardaki gelişimin boyutları incelenmemekte, gerekli olan etkili ve sürekli bir benchmarking yönetimi uygulanmamaktadır. Bu konuda da bilgi işlem profesyonelleri kendi halinde kalmışlar ve sonuç da hem kendilerinin, hem de servis verdikleri işletmelerinin gerektiği gibi gelişememesi şeklinde tezahür etmiştir. Sonuçta doğal olarak bu profesyonellerin paradigmaları yönetime bilgi, eğitim, destek vererek sistemlerini sürekli geliştirme ve değişimi sürekli kılacak yapılanmayı sağlama şeklinde oluşmamaktadır. Bunun yerine kullanıcı istesin biz yapalım anlayışının yerleşmesine, örgütün vizyonunu gözönünde bulundurarak ve onun gelişmesine de katkıda bulunarak, genel yönetime öneriler getirerek sistemi bütünleşik ve ilişkisel anlamda rekabete
dayalı ve organizasyon etkinliğini ve verimliliğini toplam olarak arttırma kaygısını hiç hissetmeden görevlerini sürdürmektedirler. Bu nedenle genel işletme yöneticileri bilgi işlemcileri bu anlamda zorlamaları ve sistemin sürekli sorgulanmasını ve geliştirilmesini sağlayacak yapılanmayı oluşturmaları gerekmektedir. Diğer bir anlatımla gelişme ve değişim denetimsiz bireysel ve tesadüfi çabaların tersine kurumsallaştırılmalıdır.

6
Tabii insanlar zamanla görmektedir ki, otomatik sistemlerin üzerine kendileri bir katma değer koydukları taktirde, yani birikim, zeka, yaratıcılık eklendiği taktirde bilgisayar daha büyük bir değer yaratmaktadır. Esas önemli olan yaratıcı olmak, 1 birimlik girdiden 5 birimlik, 10 birimlik, hatta daha fazla katma değer elde etmektir. Bilgisayarların ve etkin bilişim sisteminin esas faydası burdadır.

Dolayısiyle prodüktivitenin bir sınırı vardır, ancak yaratıcılıkta sınır bulunmamaktadır. İşletmelerde yapılan genel hata buradadır. Yaratıcılık ve prodüktivite bireysel çabalara ve tesadüflere, bilgi işlemcilerin “keyfekeder” olabilen misyonlarına, bazen de rakiplerin taklit edilmelerine bağlı kalmaktadır. Halbuki Değişimin Yönetimi kurumsal bir altyapıya kavuşturulmalıdır.

Yukarda açıklanan ideal yaklaşımlar benimsenmeden geliştirilen bilgi sistemleri çoğunlukla şirketin hem ana hedeflerine, misyonuna hizmet etmekten uzak, hem de bu stratejik hedeflerin oluşturulmasına ve geliştirilmesine yardımcı olmaktan uzaktır. Her birim kendine göre bir bilgi sistemi üretmekte ve bunu uygulamaya koymaktadır. Hücrelerin birbirinden bağımsız ve iletişimsiz, dolayısiyle etkileşimsiz gelişmesi sonucu hem yönetim kademelerine gerektiği gibi değerlendirilebilir ve mukayese edilebilir bilgi akışı sağlanamamakta hem de etkinlik ve verimlilik işlevlerinin esas gerekleri yerine getirilememektedir. Bu nedenle de birimler genel hedeflere yönelik olarak birbirleriyle uyumlu, hızlı ve sağlıklı veri iletişimiyle etkin ve senkronize çalışamamaktadrır. Bu durum etkili bilişim sisteminde ve buna bağlı olarak da etkin organizasyonel yapıda temel bir zaafiyet teşkil etmektedir.

Bilginin maniplasyonu çok hızlıdır. Bu hızlılık yazılım teknolojilerindeki gelişmelerden kaynaklanmaktadır. Eskiden daha çok emek-yoğun bir iş olan yazılım artık günümüzde otomatize edilme yolundadır. Manuel olarak geliştirilen, emek ve yaratıcılık gerektiren yazılım işi; artık paket proğramlarla, proğram yapan proğramlarla, veya hazır proğram paternleri kullanılarak, ya da Object Oriented Programming sayesinde proğram grupları, kitleleri, altyapıları kullanılarak, artık bir taraftan bağımsız çalışan modüler anlayışta, diğer taraftan gerekli veri ticareti sağlayacak şekilde birbirleriyle etkileşimli tasarlanmış ve daha hızlı maniplasyon olanağı veren yapılara dönüşmüştür.

Yaratıcılık, biriken bilginin kullanılarak olmayan bilginin üretilmesidir. Elde çıkarılabilecek raporların bilgisayardan alınması veya bilgisayar klavyesinin daktilo gibi kullanılması yaratıcılık sayılmaz. Hatta bir rapor talebi, talebin kabul prosedürü, tasarımı ve dizaynı, proğramlanması ve test edilmesinin iki aydan fazla zaman aldığı düşünülürse esnek, rasyonel ve kullanılabilir bir yapı göstermediği sonucuna varılır. Bu nedenle yaratıcılıktan uzak olan bilgisayar ve bilgi işlem sistemleriyle yapılandırılmış kuruluşlar dinamik olmaktan çok statiktirler.

İş süreçlerini; özgün, bağımsız ve etkin çalışmaları bakımından modüler, ama aynı zamanda gerektiği ölçüde bütünleşik ve birbirleriyle interaktif (ilişkisel) olarak ele aldığı, ürün oluşturulmasına ve ürün yönetimine, aynı zamanda genel yönetime karar desteğinde bulunacak şekilde yönetimsel ve istatitiki bilgiyi yeterli, esnek ve pratik şekilde üreten bir yapı oluşturulduğu taktirde bilgisayarlar gerektiği gibi kullanılıyor demektir. Global bakış gerektiren böyle bir yapının sağlanması ölçüsünde etkinliği, verimliliği, rekabeti ve kaynakların optimizasyonunu sağlamak olası olacak, böylece etkin organizasyon ve bilişim sistemi, olmayan faaliyetleri ortaya çıkaracak ve önceden farkedilemeyen yeni imkanlar sunacaktır.

Yöneticilerin bu konuda cesur olmaları gerekmektedir. Kaybedilecek zaman ve fırsat lüksü hiç kimse veya hiç bir kurum için yoktur. Özellikle bilginin en büyük volümde, en hızlı ve yoğun kullanıldığı (yüzlerce şube ve departman, yurt içi-yurt dışı muhabir ağı, binlerce çalışan, yüzbinlerce müşteri ve milyonlarca hesap, onmilyonlarca işlem, hesap detayı ve proses bilgileri, ürün, istihbarat ve istatistik bilgileri vb.) bankalarda bilgisayar ve teknolojinin etkin kullanımı çok önem kazanmaktadır. Yöneticilerin bu konuyu yeterince algılayamamaları, “teknik” bir konu gibi değerlendirmeleri, çekinmeleri ya da nasıl istifade edileceğini tam bilememeleri, bilgi sistemlerinden yararlanmayı büyük ölçüde engellemektedir.

Özetle, başarının birinci girdisi bilgidir. İkincisi ise bilgiyi özümsemek, kullanmak ve yönetmektir. Bunu başarılı olarak yapan kuruluşlarla diğerleri arasında uçurum vardır. Dolayısiyle günümüz organizasyonlarında bilgi sistemlerinde strateji ve mantalite yetersizliği, alt yapı eksiklikleri, çağdaş ve bilimsel yaklaşım eksikliği vb. nedenlerle bilgi çok etkili bir şekilde kullanılmamakta, böylece rekabettezaafiyetler yaşanmaktadır. Üçüncüsü de genel yönetimin bilgi sektörüne kendisini yönlendirmesi ve bundan nasıl daha etkin bir şekilde yararlanırım diye düşünmesidir. Bir diğer öge ise, bilgi teknolojisi profesyonellerinin de organizasyon hedeflerini bilmeleri ve kendilerine kaygı edinmeleri, dolayısiyle faaliyetlerini, planlarını ve yapılanmalarını ona göre reorganize etmeleridir.

7
6 - Organizasyonlarda Etkili Bilgi İşlem Sisteminin KURUMSALLAŞMA, TOPLAM KALİTE
YÖNETİMİ ve DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ (Reengineering, Yeniden Yapılanma) ile
İLİŞKİLERİ

Yanlış veya yetersiz anlaşılan kavramlar, direkt olarak bu kavramlarla ve uygulamalarla varılmak istenen hedeflerin, sağlanacak kazançların veya atılımların bizatihi en büyük engelini oluştururlar. Çünkü sırf bu nedenle kurum yöneticilerinin bu değişimin sağlayacağı gelişmeleri yeterince değerlendirememeleri sonucuna yolaçmaktadır.

Günümüzün eksik veya yanlış değerlendirilen değişim dinamikleri;

. Etkili Bilgi İşlem Sistem ve Stratejileri,

. Etkin Kurumsallaşma,

. Etkili Toplam Kalite Yönetimi ve Yönetim Kalitesi,

. Rekabete dayalı, hızlı ve sürekli değişime uygun yeniden yapılanma (Değişim Mühendisliği)

şeklinde yönetim dünyası gündeminde yeralmaktadır.

Çağdaş, atılımcı, müşteri odaklı ve rekabete dayalı yapılanmayı hedefleyen bu yönetim unsurlarını layıkiyle uygulamayan şirketler, günümüzün yıkıcı rekabet ve hızlı değişim perspektifinde dibe vurmaktan kurtulamayacaklardır. IBM, General Motors, Cryhsler ve daha nice devin başına bir zamanlar çöken kabusun nedeni budur.

Acaba çoğumuz bu kavramları yeterince ve gerektiği gibi algılayarak onlara doğru anlamları yükleyebiliyormuyuz? Yoksa kurumsallaşma denilince sadece kuralları olan, oturmuş, statik, yöneticileri hayli statükocu, kendine göre bir takım standartlar da oluşturmuş büyük organizasyonları, Toplam Kalite denince de sadece daha iyi mal ve hizmet sunabilmek için iyileştirmeler yapmak, müşteri memnuniyeti sağlamak amacıyla kalite çemberleri, beyin fırtınaları vb. teknikleri kullanarak sınırlı iyileştirmeler yapmak şeklinde birtakım uygulamaların benimsendiği organizasyonları mı anlamaktayız?

Bence, kurumsallaşma denilince asıl anlaşılması gereken;

. Çağdaş organizasyon modelini ve zihniyetini benimsemek,

. Kurumun temel felsefesini,

. değerlerle ve ilkelerle yönetim felsefesini etkin kılmaya,
. sistemi sağlıklı oluşturmaya ve sürekli yenilenebilir kılmaya,
. müşteri odaklı olmaya,
. kalite yönetimini benimsemeye ve seçmeye,
. çalışanlarını sektörün en eğitimli ve yetenekli kişilerden seçmeye ve oluşturmaya,
. onları en yüksek düzeyde motive ederek yaratıcı ve üretken kılan istek enerjilerinden yararlanmaya,
. temel stratejileri müşteri-çalışan-kurum-toplum-hissedar ortak çıkarlarına yönelik geliştiren ve bunu
kurumun anayasası haline getiren, bu anayasal stratejileri rekabetin ve değişimin çağdaş dinamiklerinin
dışında hissedarların bile değiştiremeyeceği bir kurumsal yapılanmaya

dayandırmak,

8
. Şirket içi eğitimi ve iletişimi, öğrenen organizasyon yapılanmasını (öğrenen çalışan, yönetici,
müşteri, patron, kurum,..) çağdaş ve sürekli bir şekilde sağlamak,

. Şirket içi etkin iletişimi, bilgi dolaşımını, iş ve karar süreçlerini, farklı birim ve kişilerin farklı olarak yaptıkları
işin aynı kurumsal amaca ve sonuca hizmet ettiği bilincinin sağlanarak ve herkesi birbirinin şirket içi müşterisi haline getirerek, etkin, uyumlu (senkronize) , insiyatif kullanabilen, ekip çalışmasını becerebilen,
işleri doğru yapmaktan çok doğru işleri yapan kişilerden oluşan organizasyonda, tüm bunları doğru,
zamanında ve yeterli şekilde sağlayan, ürün geliştirilmesini ve çeşitlendirilmesini kolaylaştıran
altyapıya sahip Bilgi İşlem ve İletişim Sistemi yaratmak,

. Yapılanmasını, örgütlenmesini, vizyonunu, misyonunu, hedeflerini sadece lokal piyasalara değil, ileride varılabilecek azami sınırları önceden görerek özellikle bilgi işlem ve iletişim sisteminin altyapısını evrensel boyutlara taşıyarak uluslararası piyasalara, müşterilerine, muhabirlerine, temsilcilerine vb. entegre olmayı sağlayacak şekilde oluşturarak globalleşme ve dış piyasalara açılma sürecini gerçekleştirmek,

olmalıdır.

Bünyesinde evrensel boyutları taşımayan, kısa vadeli, öngörüsüz olan ve bu nedenle sık sık değiştirilip yenilenen donanım ve yazılım sistemlerinin maliyeti; ileriyi ve potansiyel gelişmeyi önceden öngörerek, iyi analiz edilmiş, yaratıcılık ve esneklik öngörülerek en baştan, bir defada, belki başlangıçta daha uzun sürede ve daha maliyetli gerçekleştirilen, ancak orta ve uzun vadede kendini amorti eden ve büyük yarar sağlayan, etkin, yeterli, gelişmeye ve yeni ürün geliştirmeye uygun altyapıya sahip, giderek artan, değişen ve çeşitlenen, bireysel karakter kazanan müşteri (tüketici) tercihlerine cevap vermeye uygun altyapıya sahip bilgi işlem sistem tasarımı, özellikle de bankacılıkta çok önemli hale gelmiştir.

Başlangıçta temeli çok iyi atılan bu sistemlerin en büyük avantajı ve yararı, günümüzün hızla ve fazla değişen ihtiyaçlarına büyük değişiklik ve çaba gerektirmeden sadece parametre, opsiyon (seçenek) , kod vb. değişimi yaparak ürün tanımlama yapılabilmesi, basitliği nedeniyle de insiyatifin ve görevin de kullanıcıda yani banka profesyonellerinde olmasıdır. Böylece zaman alıcı ve masraflı proğramatik değişiklikler veya ilaveler yükünden kurtarılmasıdır. Örneğin, proğramın altyapısı öyle bir geliştirilmeli ve düşünülmelidir ki, önceden alınan müşteri talimatına istinaden mesela yurt dışından düzenli olarak gelen havalelerin bir kısmı aynı döviz cinsiyle, bir kısmı da başka bir döviz cinsindeki ve/veya TL başka bir hesaba (aynı kişinin veya başka bir kişinin) otomatik olarak geçebilmeli ve her defasında ayrı talimat, telefonla hatırlatma vb. gerekmemelidir. İkinci örnek olarak; yurt dışında çalışan ancak yurt içinde de bulunan evinin, ailesi veya yakınının vs. faturalarını otomatik ödeyebilmek için mudi şayet her ay vadesi dolarak temdit edilecek vadeli hesap faizinin tamamını veya bir kısmını faturalarının ödeneceği vadesiz hesabına aktarımını isterse, müşteriye verilecek cevap bize her ay yurt dışından telefonla faiz gününde hatırlatırsanız yardımcı oluruz veya tamam efendim not aldım ajandama ben takip ederim olmamalıdır. Sistemin alt yapısı öyle mükemmel ve opsiyonel olmalıdır ki, beklenmedik veya sık rastlanmayan talepleri bile ürün menüsünde kullanıcının bir iki seçenek kodlaması ile beklenti ötesi müşteri ve kullanıcı mutluluğu ile otomatik bir çözüme kavuşulmalıdır. Bayramlarda, yılbaşılarda, önemli müşterilerin, özel günlerinde hediye verilecek veya tebrik gönderilecek müşterilerin bilgisayardan temininden tutun, şube yetkililerinin oluşturacağı kriterlere göre sistemden bilgi çekimi ve kullanımı ile muhtelif müşteri, hesap, karlılık, performans vb. analizlere olanak vermek gibi yüzlerce çözüm ve ihtiyaç uzun ve külfetli proğramatik ihtiyaçlar gerekmeden belirtilen yaklaşımla halledilebilmelidir. Çünkü bankacılıktaki değişimin hızı ve volümü, müşteri ve kullanıcı beklentileri, her ihtiyaca ayrı proğram yazılımını mümkün ve mantıklı kılamayacak kadar büyüktür.

9

Başlangıçta kapsamlı ve opsiyonel olarak temeli iyi atılan bu sistemler hem esneklik sağlayarak müşteri tatmininde ve ürün etkinliğinde rol oynamakta, hem de, belki de daha önemlisi, kurum içi bilgi edinme, istatistiki bilgi üretme, müşteriyi tanıma ve analiz etme, performans takibini (personel, personel grubu,ürün, ürün grubu, müşteri, müşteri grubu, sektör, sektörler grubu, banka birimler, şube grupları vs.) daha gerçekçi (gerçek bilgiye dayalı) , hızlı ve etkin sağlamakta, ayrıca mevcut bilgilerden hareketle çok daha fazla bilgiyi yaratarak data-base’e dayalı pazarlama yönetim sistemlerini olanaklı kılmaktadır.

Sonuç olarak; Kurumsallaşma, Toplam Kalite Yönetimi (Veya bir sonraki aşama olarak kabul edilmeye başlanan Toplam Yönetim Kalitesi) , rekabete dönük ve değişime açık Yeniden Yapılanma günümüzün çağdaş, globalleşmeyi ve çok uluslu entegrasyonu hedefleyen firmalar için, özellikle de bankalar için çok önemlidir. Bilgi Yönetimini, yani bilgi işlem sistemlerini ise, bu yapılanmanın omurgası gibi görmek, bankalarda paradan çok bilginin dolaşması nedeniyle, bir abartma kesinlikle sayılmayacaktır. Çünkü gerçek rekabet ve değişimin günümüzdeki en dominant faktörü bilgidir. Ve bilginin etkin yönetimini sağlayan sistemlerde yapılan stratejik yapısal hatalar, tepe yöneticilerinin genellikle konuya yabancı kalmaları ve en az denetleyebilecekleri husus olması nedeniyle, günümüz organizasyonlarında, özellikle de bankalarda en çok hatalı yapılanmanın yaşanabileceği olgu haline gelmiştir.

7 - Bankacılıkta Çağdaş ve Etkin Yapılanmaya Uygun, Değişime Açık BİLGİ İŞLEM SİSTEMİNİN
Özellikleri :

En son olarak; Bankacılıkta ideal, etkin ve rekabete açık anlamda Bilgi İşlem Sisteminin temel unsurları kısaca şöyle özetlenebilir.

• Öncelikle yeni ürünlerin kullanıcı tarafından kolayca geliştirilmesine, ürün çeşitlendirilmesine ve etkinleştirilmesine, ürünler arasında bilgi transferine ve koordinasyonuna, ürün yönetimine uygun bir altyapı hazırlanmalıdır.

• Ayrıca sürekli gelişen, değişen, bireyselleşen ve çeşitlenen müşteri ihtiyaç ve taleplerine cevap verebilecek tarzda esnek tanımlanmış (Seçenekli, opsiyonel) bir fonksiyon ve işletim sisteminin oluşturulması gerekir.

• Microsoft Windows işletim sistemi fonksiyon kullanımlarında aynı anda bir çok aktif dosyaya (fonksiyona) ulaşım ve kullanım kolaylığı sağlaması nedeniyle tercih edilmelidir.

• Modüler ama aynı zamanda modüller arası etkileşimli ve entegrasyona uygun altyapı tasarlanmalıdır.

• Kurum içi birimlerin ve faaliyetlerin, iş akış süreçlerinin senkronize olmasına ve aynı hedef için uyumlu işlemesine, dolayısiyle iletişim ve bilgi akışının, ayrıca verimliliğin etkinleştirilmesine yolaçan bir yapının tasarlanması lazımdır.

• Birimlerin veya süreçlerin sadece kendi içinde etkinleştirilerek rasyonalizasyonu değil, aynı zamanda birimler arası ilişki süreçleri de sorgulanarak bilgi yönetiminin sağlıklı ve kapsamlı yapılması gerekmektedir.

• İstatistiksel bilgi üretimi ve performans değerlendirme yönetimi teknikleriyle yönetimin karar alma süreçlerinin etkinleştirilmesi önerilmektedir.

• Data - base Manegement ve data -base marketing (Veri tabanına dayalı yönetim ve pazarlama) teknikleriyle, yönetim kademelerinin özellikle Pazar Analizine dayanan yönetimsel bilgi ihtiyacının sadece sezgi, tahmin veya tecrübe gibi subjektif değerlendirmeler yerine, milyonlarca hesap, müşteri, kayıt taraması sonucu oluşan “gerçek bilgiye” dayanmasını sağlayan bir yapının oluşturulması artık rekabetin dayattığı bir zorunluluıktur.

10

• Raporlama ihtiyacını; zor, zaman alıcı, yüksek maliyetli ve proğramcıların boş zamanlarına ve insiyatiflerine dayanan modası geçmiş yapıdan kurtarıp, ana bilgisayardan gerekli bilgilerin çekildiği down-load denilen yöntemle kullanıcının istediği zaman, istediği bilgilerle, istediği formatta rapor gereksinimini PC ofis otomasyonu çerçevesinde elde edebileceği kolay, etkili ve çağdaş bir raporlama sistemi kurulmalıdır.

• Etkin bir Müşteri Bilgi Bankası ile Karlılık Analiz Sisteminin realize edilerek bankanın müşterisini tanıması ve değerlendirebilmesi, yerine göre alınması gerekli veya alınmaması gerekli ücret, komisyon, masraf konularında sistemden alınacak gerçek verilere göre objektif kuralların ve kriterlerin konulması, bu konuda verilen tavizlerin, kazancın, zararın vb. sistemden kontrolü ve takibi mutlaka sağlanabilmelidir.

• On - line ortamda Aktif -Pasif ve bilanço yönetimi, masraf - maliyet ve gelir yönetimi, karlılık (müşteri, ürün, işlem, birim, sektör vb.) ve diğer konularda analiz ve projeksiyonlar yapma, ayrıca değişik amaçlarla simülasyonlar yapma gibi enstrüman ve sistemlerle bilgi üretilmesi, tahminlerde ve analizlerde bulunularak kararlar alınması gibi yönetimsel fonksiyonların sistemize edilmesi zorunludur.

• Genellikle Bankalar bir holdingin üyeleridir. Dolayısiyle grubun diğer firmalarıyla pazarlama ve yönetimsel amaçlı bilgi akışı, ortak strateji ve koordinasyon gereği açıktır. İşte bilgi işlem sistemi bu amaçla ortak data-base’i ve gerekli ölçüde eşzamanlı, ortak veri iletişimini ve sistem dizaynlarını gerektirmektedir. Bankanın bilişim sistemi, gerektiği ölçüde holdingin bilişim omurgası içerisinde yerini bulmalıdır.

• Veri tabanı olanakları kullanılarak şubelerin yetki ve insiyatif kullanımlarının merkezden denetlenmesi, yönlendirilmesi, sınırlandırılması veya verilmek istenen ölçüde insiyatif tanımı, bunun etkin on-line denetimi, raporlanması vs. sağlanmalıdır.

• Dolaylı kredi, yetki aşımı, istismara yönelik kredi açma ve kullandırımının önlenmesi, teşebbüslerin erken uyarı sistemiyle farkledilmesi, kredi, risk, istihbarat, kefil, akit, teminat ilişkilerinin sağlıklı olarak merkezden denetlenmesi vb. merkezi kontrollerin doğal iş süreçleri meyanında sistemize edilmesi zorunludur.

• Teftiş sisteminin daha fazla merkezden kontrol, rapor üretme, istatistiksel bilgi yaratma ve mukayese (benchmarking) vb. sistemlerin kullanımına ağırlık verilerek revizesi, şube denetimlerinin daha ziyade mevcutların ve kıymetli belgelerle dosyaların tetkikine, personelin değerlendirimine ve ağırlıklı olarak piyasa değerlendirmelerine ve yönlendirimlerine vb. inhisar ettirilmelidir.

• Nihayet Kurumsallaşmanın etkinleştirilmesinde ve Toplam Kalite Yönetiminin oluşturulmasında bilişimin öne çıkarılması gerekmektedir. Kalitesizliğin bedelinin, kalitenin maliyetinden çok daha fazla olduğunun bilincine varmak gerektir. Bu nedenle bankaların etkin bir bilgi işlem tasarımı ve geliştirilmiş sistemlerle donatılarak BİLGİ VE GERÇEKLERLE yönetilmesi zorunludur.

İstanbul, Haziran 1999 Arif Sönmez